 |
| Manajemen Proyek |
Manajemen Proyek, salah satu istilah yang cukup populer di dunia kerja. Namun bagi Anda yang masih belum bekerja (masih sekolah), atau Anda yang masih awam dengan istilah ini pastinya bertanya-tanya. Apa sih Manajemen Proyek itu? Apa kegunaan dan manfaatnya serta bagaimana bentuk atau pelaksanaannya. Nah, sebelum membahas lebih lanjut mengenai Manajemen Proyek, ada baiknya jika kita mengenal dulu istilah ini. Yang merupakan gabungan dari dua istilah, yakni Manajemen dan Proyek.
Pengertian Manajemen
Manajemen sendiri memiliki artian yang cukup luas tergantung hal apa yang terlibat dengannya (dalam hal ini adalah proyek). Ada Manajemen keuangan, manajemen ketenagakerjaan, manajemen sepak bola dan banyak hal lainnya. Namun secara mendasar, Manajemen itu bisa dikatakan sebagai pengolahan atau pengelolaan suatu kegiatan atau aktivitas, agar kegiatan tersebut dapat berjalan sesuai keinginan dan tetap ada pada jalur yang telah ditentukan, serta berakhir pada hasil yang dituju. Biasanya, dalam proses pelaksanaan suatu manajemen ini memanfaatkan orang lain sebagai pelaksana.
Manajemen adalah suatu kegiatan untuk mengatur apa-apa saja yang perlu dilakukan dan tidak boleh dilakukan dalam suatu kegiatan. Termasuk di dalamnya juga akan disertakan waktu kapan suatu pekerjaan dilaksanakan. Dalam proses atau tahapan nya, manajemen biasanya berkaitan dengan perencanaan, pengaturan, pengorganisasian, serta pelaksanaan kegiatan.
Pengertian Proyek
Proyek adalah suatu kegiatan yang dilaksanakan pada selang waktu tertentu dengan tujuan tertentu pula. Sifat utama dari proyek adalah "insidential" atau Khusus, yakni tidak dilakukan secara rutin. Hal inilah yang paling membedakan antara proyek dengan pekerjaan biasa.
Karena dikerjakan secara khusus inilah, sebuah proyek membutuhkan usaha lebih dalam pengerjaan-nya. Dan risiko yang dikandungnya juga beragam. Bisa ringan dan bisa pula berat, sesuai kapasitas proyek tersebut.
Salah satu sumber kegagalan utama dalam sebuah proyek adalah manajemen yang cacat atau asal-asalan. Dimana proses pengejaan dan hasil kerja tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan sebelumnya. Padahal dalam sebuah pengerjaan suatu proyek, diharuskan adanya terlebih dahulu manajemen yang mapan. Dimulai dengan perencanaan yang matang, pengawasan ketat dalam pelaksanaan, agar proses sesuai dengan rencana, serta hasil yang diraih juga lebih optimal. Sebuah proyek akan dikatakan sukses jika proyek tersebut dilaksanakan sesuai dengan jadwal atau rencana yang telah dibuat. Sehingga dijamin, hasil yang diperoleh juga akan sesuai dengan apa yang direncanakan (hanya jika perencanaan-nya benar-benar matang).
Manajemen Proyek
Secara mendasar, Manajemen Proyek dapat diartikan sebagai suatu sistem pengelolaan proyek yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengaturan tugas-tugas dan sumber daya yang ada, serta pengawasan pelaksanaan demi mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai. Yang tentunya juga mempertimbangkan keberadaan dari biaya dan waktu pelaksanaan.
Dalam suatu manajemen proyek, ketelitian dan kecakapan dalam menyiapkan perencanaan yang matang sangatlah dibutuhkan. Penjadwalan yang akurat dengan pengelolaan keuangan yang amat mendetil, hingga tidak ada dana yang tidak terduga. Sebuah manajemen proyek yang baik biasanya akan membutuhkan dana “tidak terduga” yang amat kecil. Bahkan mungkin tidak membutuhkan bagian ini sama sekali.
Dalam pengelolaan mega proyek atau proyek kelas kakap, biasanya digunakan strategi yang lebih kakap juga. Dengan detail perencanaan dan kegiatan yang lebih lengkap dan matang. Proses perencanaan juga bisanya dilakukan dalam kurun waktu yang cukup lama, agar hasil yang diperoleh bisa maksimal. Proses tersebut biasanya meliputi:
1. Pengelompokan suatu tugas kedalam unit-unit tugas yang lebih kecil. Sehingga dapat diselesaikan dengan lebih cepat dan lebih mudah. Yang tentunya dengan tetap mempertimbangkan efisiensi dari pengerjaan.
2. Penjadwalan pelaksanaan tugas yang mendetail dan seoptimal mungkin. Dengan mempertimbangkan segala sumber daya yang ada seperti waktu, dana, pekerja, alat, material dan hal lainnya.
3. Penelusuran pelaksanaan pengerjaan dengan pengukuran kemajuan (progres) dalam selang waktu dan periode tertentu. Dengan kata lain adalah pengawasan dan pengembangan.
Sementara untuk sebuah proyek sederhana atau proyek kecil, manajemen yang dilakukan tidak perlu sedetail itu. Cukup dengan menjawab 5 pertanyaan berikut:
- Apa yang harus dikerjakan?
- Apa dan siapa yang harus mengerjakan tugas yang ada?
- Kapan jangka waktu untuk mengerjakan proyek?
- Bagaimana pembiayaannya?
- Apa yang akan terjadi jika proyek ini sampai gagal atau tidak terselesaaikan tepat waktu?
Untuk mendapatkan hasil yang maksimal, manajemen proyek harus dilakukan dengan bertahap. Mulai dari awal hingga akhir. Adapun tahapan yang bisa ditempuh dalam manajemen proyek bisa kita golongkan kedalam 3 fase berurutan. Yakni:
1. Fase Perencanaan dan Penyusunan Jadwal
Fase ini dinilai cukup penting, mengingat bahwa perencanaan dan penyusunan jadwal merupakan dua kegiatan yang akan menentukan seperti apa tahap pengerjaan selanjutnya nanti. Tahap ini juga harus dilakukan dengan amat detail dan teliti. Karena semakin akurat perhitungan dalam perencanaan, semakin baik hasilnya nanti.
2. Fase Pengelolaan Perubahan
Fase ini juga tidak kalah penting. Fase ini berjalan sejak proses pengerjaan dimulai. Tahap ini berperan penting untuk menyesuaikan jadwal dan rencana awal dengan kondisi sesungguhnya di lapangan. Hal ini sangat diperlukan. Selain itu, pengelolaan perubahan juga sangat dibutuhkan dalam mengikuti arus zaman yang berubah atau mengatasi gangguan yang timbul baik dari luar sistem maupun dari dalam sistem itu sendiri. Sehingga pengerjaan proyek dapat terus berjalan lancar dan lebih efisien.
3. Tahap Publikasi Proyek
Meski bukan benar-benar tahap akhir, Publikasi biasanya dilakukan ketika proyek sudah hampir selesai atau ketika proyek sudah selesai digarap. Diluar pengembangan lanjutan dan perbaikan atau penyesuaian lainnya.
Sekian dulu untuk sekarang, tapi jangan ragu jika kawan punya informasi tambahan. Post di kolom komentar di bawah ya!!